Pentingnya Pengelolaan Kearsipan di Kemendikbud

Jakarta, Kemendikbud – Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) tengah membuat rancangan peraturan kearsipan yang akan segera diterbitkan menjadi Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (permendikbud). Untuk membuat konsep rancangan tersebut, Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa selaku pelaksana pembina kearsipan di lingkungan Kemendikbud melaksanakan kegiatan Sinkronisasi Peraturan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Peraturan mengenai pengelolaan kearsipan penting untuk dirancang karena kearsipan menjadi salah satu penilaian dari Reformasi Birokrasi Instansi dan sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.

Kepala Biro Umum dan BPJ Kemendikbud, Moch. Wiwin Darwina menuturkan pentingnya mencermati dan memperhatikan pengelolaan kearsipan sesuai aturan dan pedoman yang berlaku, karena saat ini pengelolaan kearsipan sudah menjadi salah satu penilaian dari Reformasi Birokrasi Instansi dan sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi. “Sehingga Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan perlu segera menetapkan peraturan kearsipan sebagai pedoman unit kerja dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan”, ujarnya saat pembukaan kegiatan di Jakarta, Rabu (4/11/2020).

Ia mengatakan, pengelolaan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam pelaksanaannya perlu memiliki standar, norma, dan pedoman sebagai acuan unit kerja dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan. “Pelaksanaan pengelolaan kearsipan tersebut meliputi pengaturan pengkodean klasifikasi arsip yang digunakan dalam pemberkasan arsip, jadwal retensi arsip yang digunakan untuk penyusutan arsip, dan peraturan mengenai penentuan akses arsip, yaitu sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis, ketika arsip tersebut sudah menjadi informasi bagi organisasi,” katanya.

Kegiatan Sinkronisasi Peraturan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan Kemendikbud berjalan tertib dan sesuai dengan standar kearsipan yang berlaku. Kegiatan ini juga bertujuan untuk menyesuaikan series arsip pada klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan klasifikasi keamanan akses arsip dinamis serta untuk memberikan kesempatan bagi perwakilan unit utama, pusat, dan biro yang mempunyai fungsi fasilitatif dan substantif untuk menyempurnakan rancangan peraturan kearsipan ini. Kegiatan ini juga merupakan rangkaian kegiatan Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip (GNSTA) di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Kegiatan sinkronisasi diselenggarakan pada 4 dan 5 November 2020, dihadiri perwakilan unit utama Kemendikbud, dan perwakilan arsiparis Biro Umum dan PBJ. Narasumber berasal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yaitu Sutiana, Arsiparis Madya, yang membahas tentang Sinkronisasi 3 Pilar Kearsipan Kemendikbud; dari Biro Hukum dan Tatalaksana Kemendikbud yaitu Reny Parlina, Analis Kebijakan Ahli, yang membahas tentang pengelolaan arsip di lingkungan Kemendikbud; dan dari Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat, yaitu Agi Bahari, Pranata Humas Ahli Pertama, yang membahas tentang klasifikasi informasi publik yang berhubunganan dengan keterbukaan informasi publik Kemendikbud. (Zainuddin/Desliana Maulipaksi)